Bereits zum zweiten Mal fand unter dem Motto „Kurs Zukunft“ ein großes BUWOG-Mitarbeiterevent statt, bei dem die Kollegen aller BUWOG-Standorte in Österreich und Deutschland an einem Ort zusammenkamen, um sich auszutauschen, voneinander zu lernen („Best Practice“), zu diskutieren und auch die gemeinsamen Erfolge zu feiern. Ort des diesjährigen Groß-Events: Hamburg, genauer gesagt der „Schuppen 52“ direkt am Hafen.
Dieser Blogbeitrag soll einen Blick hinter die Kulissen und einen Eindruck der organisatorischen Abläufe des dreitägigen Events geben.
Vorgeschichte
Der erste „Kurs Zukunft“ fand im April 2014 kurz vor dem BUWOG-Börsengang im steirischen Loipersdorf statt und war für viele der neuen Kollegen aus Deutschland eine erste Gelegenheit, die BUWOG und ihre Strategie und Mission kennenzulernen. Ein knappes Jahr später traf sich die gesamte BUWOG-Familie nun in Hamburg wieder und wir konnten als BUWOG Group mit den Mitarbeitern aller „alten“ (Wien, Berlin, Villach, Graz, Salzburg, Innsbruck) und „neuen“ Standorte (Kiel, Hamburg, Hannover, Lübeck, Braunschweig…) bereits auf einen gemeinsamen Erfahrungsschatz zurückblicken. Für das Organisationsteam des „Kurs Zukunft“ lautete nach der Veranstaltung in Loipersdorf das Motto: „Nach dem Event ist vor dem Event”, denn es galt bereits kurz nach „Kurs Zukunft Teil 1“ mit der Planung der diesjährigen Großveranstaltung zu beginnen. Die Abteilungen Marketing und Personal/Organisation sind in der BUWOG hauptverantwortlich für die Mitarbeiterveranstaltung und begannen ihre Arbeit am Hamburg-Event gleich im Anschluss an Loipersdorf. Bei einem Event in dieser Größenordnung sind verlässliche Partner unabdingbar und bereits im Mai 2014 wurde ein lokaler Veranstaltungspartner vor Ort gesucht und die erfahrene Eventagentur Vok Dams ging als Sieger hervor. Bei der inhaltlichen Ausrichtung des Events wurde die BUWOG wie bereits in Loipersdorf von der Content Agentur Heitger Consulting unterstützt.
Zeitplanung
Bei der Terminplanung des Events galt es nicht nur auf die vielen unausweichlichen Termine in der BUWOG Group von Vorstand und Geschäftsführung zu achten, sondern es war uns natürlich ein großes Anliegen, so vielen Mitarbeiter wie möglich die Reise nach Hamburg zu ermöglichen, weshalb die unterschiedlichen Ferienzeiten in Österreich und Deutschland berücksichtigt werden mussten. Weiters wurde beschlossen die Anreise dieses Jahr bereits einen Tag früher einzuplanen, damit diejenigen, die von weit her anreisen nicht wieder zu nachtschlafenden Zeiten aufstehen müssen. Das gab uns die Gelegenheit für eine geordnete Anreise zu tragbaren Tageszeiten und am Anreisetag am Abend sogar noch ein Come Together mit kleinem Umtrunk und Snacks in den Hotels.
Als der Termin mit 5. bis 7. März schließlich feststand, begann die logistische Planung des Events.
Timing is alles!
Man kann sagen, dass ein Jahr vorher in verschiedenster Intensität mit den Vorbereitungen begonnen wird. Dabei arbeitet man sich von einer groben Übersichtsplanung zeitlich bis zum “D-Day” hinunter bis in die kleinsten Details, welche vor Ort dann relevant sind. (z.B.: Stornofristen der Hotels, mögliche Enteisung der Chartermaschine, Parkmöglicheiten beim Veranstaltungsort, gibt es Nahrungsmittelunverträglichkeiten die beachtet werden müssen, besondere Bedürfnisse, gibt es Mitarbeiter, die an den Veranstaltungstagen Geburtstag haben usw.…)
Zuerst müssen die Locations und die Hotels ausgesucht werden. Besonders bei den Hotels war eine frühe Entscheidung wichtig, da so große Hotelzimmer-Kontingente natürlich nicht so einfach zu buchen sind. Ab Ende September/Anfang Oktober (also ca. ein halbes Jahr vorher) beginnt dann die intensivere Kommunikation zur Vorbereitung, etwa die Einrichtung und Abstimmung des Registrierungstools für alle BUWOG-Mitarbeiter, um bei diesem ersten Schritt schon möglichst viele Wünsche der Teilnehmer abfragen zu können. Anfang Dezember folgte die erste Planung der An- und Abreise und Logistik, die Erstellung der ersten Transportmatrix, des Info-Mails und des Programms. Nicht vergessen darf man auch die rechtzeitige Bestellung aller Materialien die beim Event zum Einsatz kommen, in unserem Fall: je 550 “Tüten”, Welcome-Geschenke, Namensschilder, Lanyards, Badges, Regenponchos + Schirme für alle Fälle, Blöcke, Kulis, sowie Schals und Hüte für Betreuung und Guides.
BUWOG-Sackerln bzw. Tüten für ca. 550 Personen wurden im Hotelzimmer gehortet
Menschen
Das Wichtigste für das Gelingen einer so großen Veranstaltung ist das Zusammenspiel der verschiedensten beteiligten Personen. Egal ob von der BUWOG intern, der Agentur, Beratung, Technik, Catering, Buschauffeur – alle bilden ein großes Team. Wie bei einem riesigen Puzzle legen alle Beteiligten ihre Puzzlestückchen dazu und verbinden sie miteinander, damit am Ende das große Bild, in unserem Fall das erfolgreiche Event steht.
Auch ein richtiges Kunstwerk aus vielen Einzelteilen wurde beim Event in Hamburg geschaffen.
Neben unserer Event-Agentur Vok Dams hat die Content-Agentur Heitger Consulting in Abstimmung mit Fr. Kränkl die strategische Ausrichtung mit dem Vorstand erarbeitet und die Einbindung der Führungskräfte übernommen. Unsere beiden Vorstands-Assistentinnen Frau Klein und Frau Simetsberger haben die Flugbuchungen der Führungsmannschaft, welche ja schon früher zu einem Vorbereitungs-Workshop anreisen mussten, sowie die Betreuung am Charter-Flug übernommen. Und Kollegen aus allen Standorten kümmerten sich um Busbetreuung und Ausflugsbegleitung. Das gesamte Marketing und Personal-Team hat tatkräftig bei der Vorbereitung (Erstellung der Präsentationen) und vor Ort (Beschilderung der Sitzplätze und Reihen, Back Stage, etc.) mitgeholfen! Herzlichen Dank dafür!
Im Vorfeld haben bereits 32 Kollegen aus allen Bereichen die Vorbereitung der Marktstände übernommen, dafür Präsentationen erstellt und diese dann vor Ort als “Marktstand-Leader” vorgestellt, um den anderen Mitarbeitern einen Einblick in andere Projekte und Arbeitsbereiche geben zu können. Ein Programmpunkt, der bei den BUWOG-Mitarbeitern sehr gut ankam.
Unmengen an Technik hinter der Bühne
Für das Event in Hamburg wurden eigene Mitarbeitervideos produziert, deren Konzeption, Planung und Umsetzung ebenfalls viele Monate vor Hamburg erfolgen musste. So besuchte das BUWOG-Marketing-Team gemeinsam mit dem Wiener Filmteam ZONE die größten BUWOG-Standorte, um motivierte Mitarbeiter für unseren Videoclip zu filmen.
Musik, Leidenschaft, Feierstimmung
Am ersten Abend in Hamburg hat die großartige Sängerin Sandy Edwards and the nite club-band “Le Clüb” im Restaurant Au Quai zum Kochen gebracht, nachdem sich jeder einen “Stühl” gesucht und vom großartigen „Süshi“ (Sushi) probiert hat. Unser Gastgeber Enzo ist nämlich Franzose mit italienischen Wurzel, violá – und es dauerte nicht lange, bis der BUWOG-Spirit vom ersten Veranstaltungstag auch auf der Tanzfläche spürbar wurde. Die Mitarbeiter der BUWOG Group hatten schließlich auch allen Grund, die Erfolge des vergangenen Jahres gemeinsam zu feiern.
Gemeinsames Musizieren – das BUWOG Allstar Orchester in Aktion
Final Countdown
Ca. zwei Monate vor dem Event begann die “heiße Phase” in der man sich wirklich vorherrschend mit dem einen Projekt beschäftigt. Es ist immer alles im Fluss, auch über den gesamten Organisationsprozess hinweg gibt es immer wieder Änderungen, es werden Dinge verworfen, neue Ideen eingebracht und verwirklicht. Bis schließlich eine Woche vorher bei Beginn der vor Ort Vorbereitungen die gesamte Organisation steht. Noch die letzten Regiebesprechungen mit
der Technikccrew, wo auf die Minute genau festgelegt wird, was wann passiert, wer spricht, was auf der Leinwand eingespielt wird, welche Tontechnik zum Einsatz kommt (Jingle, Mikros, Headsets, etc), wie die Beleuchtung für welche Situation ausgerichtet sein soll. Letzte Generalprobe am Vorabend. Und dann ertönt schon das laute Schiffshorn zum Beginn der Veranstaltung!
Rückblickend können wir sagen – das BUWOG Mitarbeiterevent war ein großer Erfolg und wir als Organisationsteam bekommen noch immer regelmäßig positives Feedback von den Kollegen aus allen Standorten, was uns ganz besonders freut. Ich möchte abschließend diesen Blogbeitrag dazu nützen, um allen, die mitgeholfen haben, den BUWOG-„Kurs Zukunft“ zu diesem besonderen Event zu machen, ein GANZ GROSSES DANKESCHÖN auszusprechen.
⯈ Nichts verpassen? Folgen Sie der BUWOG bei Twitter
