Künstliche Intelligenz ist längst mehr als nur ein Schlagwort – sie prägt mittlerweile viele Bereiche unseres Arbeitslebens und steht auch bei der BUWOG im Fokus. Wie lässt sich der Einsatz von KI in einem Immobilienunternehmen verantwortungsvoll gestalten? Welche organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen sind dabei zu beachten? Und wie gelingt es, Chancen und Risiken angemessen abzuwägen? Zu diesen und weiteren Fragen haben wir mit Anna Kogler, Legal Counsel und Compliance Verantwortliche bei der BUWOG, gesprochen. Im Interview gibt sie spannende Einblicke, wie das Unternehmen mit der rasanten technologischen Entwicklung umgeht, welche Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten ergriffen werden – und was für die Zukunft geplant ist.
Das Thema Künstliche Intelligenz ist mittlerweile nicht nur in aller Munde, sondern beeinflusst auch viele Bereiche unseres täglichen Lebens. Wie macht sich das eigentlich in einem Unternehmen wie der BUWOG bemerkbar?
Künstliche Intelligenz ist längst ein fester Bestandteil unseres Alltags bei der BUWOG. Die technologische Entwicklung schreitet in rasantem Tempo voran und fordert uns heraus, uns aktiv mit den Möglichkeiten und Auswirkungen von KI auseinanderzusetzen. Gerade weil dieser Wandel so dynamisch ist, ist es uns ein wichtiges Anliegen, innerhalb der BUWOG klare Leitlinien für einen sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit KI zu schaffen.
Als Compliance-Team sehen wir es als unsere Aufgabe, verständliche und praxisnahe Vorgaben zu formulieren, diese im Unternehmen zu verankern und allen Kolleginnen und Kollegen beratend zur Seite zu stehen. Neu ist dabei auch unsere länderspezifische Richtlinie, welche das Vorgehen beim Einsatz von KI bei der BUWOG detailliert regelt – einschließlich des Ablaufs zur Beantragung neuer KI-Tools.
Wie sieht das konkret aus – was steht da drin?
Die Länderrichtlinie definiert nicht nur den grundlegenden Umgang mit Künstlicher Intelligenz, sondern legt auch ein transparentes Verfahren zur Prüfung und Freigabe neuer Tools fest. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass bei der BUWOG ausschließlich getestete und sichere Anwendungen zum Einsatz kommen.
KI klingt nach spannenden Möglichkeiten, bringt aber auch Herausforderungen und Risiken mit sich. Wo liegen die größten Hürden – gerade aus rechtlicher Sicht?
Zentrale Herausforderungen stellen insbesondere Risiken im Bereich Datenschutz und Urheberrecht dar. Von entscheidender Bedeutung ist dabei stets, um welche Art von KI-System es sich handelt. Die KI-Verordnung unterscheidet verschiedene Risikostufen: Sie reicht von Systemen, bei denen im Extremfall hohe Geldbußen drohen – etwa wenn Grundrechte verletzt werden –, bis hin zu Anwendungen mit geringem Risiko. Hochriskante Systeme, die potenziell die Sicherheit oder Grundrechte beeinträchtigen, unterliegen besonders strengen Prüf- und Konformitätsanforderungen.
Wie läuft das praktisch ab, wenn ein neues KI-Tool bei der BUWOG eingesetzt werden soll?
Zunächst gilt es, die Art des jeweiligen Tools zu bestimmen und eine sorgfältige Risikobewertung vorzunehmen. Die Einschätzung fällt beispielsweise anders aus, wenn es sich um ein öffentlich zugängliches System handelt, als bei einem rein konzerninternen, abgeschlossenen System. Aus diesem Grund prüfen wir jedes gewünschte KI-Tool gemeinsam mit den Bereichen Compliance, Datenschutz und IT umfassend und nehmen es – sofern alle Anforderungen erfüllt sind – in eine sogenannte Whitelist auf. Nur die dort gelisteten Programme dürfen bei der BUWOG eingesetzt werden.
Welche Programme stehen denn aktuell auf der Whitelist und worauf müssen Mitarbeitende besonders achten?
Es dürfen ausschließlich KI-Tools eingesetzt werden, die auf der Whitelist verzeichnet sind. Diese Liste enthält detaillierte Informationen darüber, wer welches Tool in welchem Umfang nutzen darf. Auch bei grundsätzlich freigegebenen Programmen können Nutzungsbeschränkungen bestehen – beispielsweise, dass bestimmte Datenarten nicht verarbeitet werden dürfen. Bei manchen Anwendungen können wir einzelne Einsatzbereiche – etwa Vertragsprüfungen – explizit ausschließen, wenn Datenschutz- oder Urheberrechtsvorgaben dies erfordern.
Warum diese strengen Vorgaben? Was wäre denn schlimm daran, wenn Mitarbeitende etwa ChatGPT oder ähnliche Dienste einfach ausprobieren?
Damit sind erhebliche Risiken verbunden! Wenn Mitarbeitende beispielsweise vertrauliche Informationen in öffentliche KI-Systeme eingeben, besteht die Gefahr, dass diese Daten unkontrolliert weiterverarbeitet oder sogar öffentlich zugänglich werden – mit potenziellen negativen Folgen für das Unternehmen und für Einzelpersonen. KI-Systeme nutzen eingegebene Daten oft zur Weiterentwicklung ihrer Modelle, sodass sensible Geschäftsgeheimnisse unter Umständen Teil des allgemeinen Wissens werden können. Deshalb ist es wichtig genau zu verstehen, wie ein KI-Tool funktioniert, welchen Umgang es mit Daten pflegt und auf welchen Servern die Daten gespeichert werden. Insbesondere bei öffentlich zugänglichen Tools ist hier besondere Vorsicht geboten.
Was muss man also beachten, wenn man KI-Tools nutzt?
Am wichtigsten ist: Es dürfen ausschließlich freigegebene Anwendungen von der Whitelist verwendet werden. Besonders zu beachten ist, dass keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen in öffentliche KI-Tools eingegeben werden. Uns ist es ein großes Anliegen, unsere Mitarbeitenden umfassend über die damit verbundenen Risiken aufzuklären.
Wohin wird sich das ganze Thema KI bei der BUWOG deiner Einschätzung nach noch entwickeln? Wie sieht die Arbeitswelt von morgen aus?
Ich bin überzeugt, dass Künstliche Intelligenz schon bald ebenso selbstverständlich zu unserem Arbeitsalltag gehören wird wie zu unserem privaten Leben. Bereits heute kann KI sowohl einfache als auch komplexe Aufgaben übernehmen, beim Lernen unterstützen und große Datenmengen effizient analysieren. Wahrscheinlich können wir uns noch gar nicht vollständig vorstellen, welche Möglichkeiten sich in Zukunft eröffnen werden. Gerade deshalb ist es entscheidend, alle Mitarbeitenden entsprechend zu schulen – mit verpflichtenden allgemeinen Schulungen sowie gezielten Einweisungen zu den jeweils eingesetzten Tools. Besonders wichtig bleibt dabei: Die Ergebnisse von KI-Anwendungen müssen stets kritisch hinterfragt werden. KI soll uns unterstützen, aber niemals das eigene Denken ersetzen.
